Pengertian Arsip dan Kearsipan – anakkantoremangkeren

Anakkantoremangkeren.

1.      Pengertian Arsip

Arsip adalah rekaman pristiwa atau kegiatan dalam bentuk dan media sesuai perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang di buat serta diterima oleh lembaga Negara,pemerintah daerah,lembaga pendidikan, perusahaan, oraganisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan berbangsa,bermasyarakat, dan bernegara.

Adapun pengertian arsip menurut etimologi berasal dari bahasa yunani (Greek) yaitu archium yang artinya peti untuk menyimpan sesuatu, Arsip dapat berupa surat, warkat, akta, pidgam, buku, dan lain sebagainya.

Menurut The kiang Gie

Dalam bukunya menjelaskan bahwa : “Administrasi Perkantoran”, arsip adalah kumpulan warkat yang di simpan secara teratur, berencana dan mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat di pertemukan kembali.

a.       Karakteristik arsip

Perbedaan Kualitas arsip berbeda dari segi karakter arsip itu sendiri, di sebut dengan karekteristik arsip,berikut karakteristik arsip

-          Otentik

Arsip merupakan informasi melekat pada wujud aslinya (kecuali arsip elektronik), meliputi isi, struktur, dan konteks. Yaitu mengenai waktu dan tempat arsip diciptakan/diterima,memilikiarti/makna yang merefleksikan tujuan dan kegiatan suatu organisasi. Memberikan layanan bahan bukti kebijaksanaan,kegiatan dan transaksi organisasi penciptanya.

-          Legal

Arsip yang diciptakan sebagai dokumentasi untuk mendukung tugas dan kegiatan, memiliki status sebagai bahan bukti resmi bagi keputusan dan pelaksanaan kegiatan.

2.      Kearsipan

Menurut Drs. E. Martonono kearsipan adalah pengaturan dan penyimpanan warkat/record atas dasar system-sistem tertentu serta dengan prosedur tertentu yang sistematis sehingga sewaktu-waktu diperlukan dapat dipertemukan kembali dalam waktu singkat.

Pengertian Arsip dan Kearsipan ‘menurut UU Nomor 43 Tahun 2009,

            Menurut Undang-undang (UU) Nomor 43 Tahun 2009 mengenai kearsipan,telah terangkum dalam Bab I Ketentuan Umum Pasal 1. Berikut ini pengertian arsip dan kearsipan menurut UU No. 43 Tahun 2009 :

a.       Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip

b.      Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai benrtuk dan bedia sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisassi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

c.       Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

d.      Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan oprasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tegantikan apabila rusak atau hilang.

e.       Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi  dan/atau terus menerus.

f.       Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun

g.      Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip Karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habisretensinya, dan keterangan di permanenkan yang telah di verifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh arsip nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.

h.      Arsip terjaga adalah arsip negra yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan Negara yang harus diaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.

i.        Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam ketegori arsip terjaga.

3.      Tujuan Kearsipan

-          Supaya arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman.

-          Jika diperlukan dapat ditemukan dengan cepat

-          Menghilangkan pemborosan waktu dan tenaga

-          Penghematan tempat penyimpanan

-          Menjaga rahasia arsip

-          Menjaga kelestarian arsip

-          Menyelamatkan pertanggung jawaban perencanaan, pelaksanaan dan penyelengaraan kegiatan-kegiatan kemasyarakatan.

IG. @windihusnul

FB. windy husnul khatimah

Email. windyhusnulkhatimah@gmail.com

Youtube : windy husnul khatimah