Asas Kearsipan Yang Bisa Dilaksanakan Pada Kantor-Kantor Pemerintah Maupun Swasta

Anakkantoremangkeren

Perlu kita ketahui bahwa Asas Kearsipan Ada 3 macam, antara lain sebagai berikut :

1.      Asas sentralisasi

Asas sentralisasi adalah penyelenggaraan/penanganan arsip dilakukan dengan cara dipusatkan ke satu unit yang khusus menangani tentang arsip.Adapun keuntungan dan kelebihan asas sentralisasi yaitu sebagai berikut.

Keuntungan asas sentralisasi yaitu :

-          Pengawasan akan lebih efektif dan efisien

-          Penghematan dalam biaya, alat maupun sarana lainnya.

Kelemahan asas sentralisasi :

-          Jika dalam waktu bersamaan setiap unit membutuhkan arsip akan kesulitan terpenuhi dalam waktu cepat

-          Prosedur dipusat belum tentu sama dengan yang ada dimasing-masing unit.

2.      Asas Desentralisasi

Asas Desentralisasi adalah cara prnanganan arsip dengan disebarkan/dideledasikan/ditimpahkan kemasing-masing unit yang ada dalam oganiasasi. Adapun keuntungan dan kelemahan asas ini yaitu sebagai berikut.

Keuntungan Asas Desentralisasi:

-          Tiap unit yng ada dalam orgaanisasi bebas menerapkan system system yang di inginkan.

-          Pengawasan arsip tiap-tiap unit lebih mudah.

Kelemahan asas Desentralisai :

-          Pimpinan unit sedikit kehilangan waktu untuk menangani arsip

-          Tidak dapat menghemat tenaga, alat maupun sarana lain untuk menyimpan arsip

3.      Asas Gabungan

Asas gabungan adalah penyelenggaraan kearsipan dengan memadukan kebaikan asas sentralisasi dengan kebaikan ada desentralisasi.

Fungsi Arsip Menurut Drs. Anhar, fungsi dari segi kegiatan yang dilakukan adalah :

a.       Sebagai alat pengyimpanan warkat

b.      Sebagai alat bantuan perpustakaan

c.       Penyimpanan warkat-warkat keputusan yang telah diambil, kadang-kadang merupakan bantuan yang berguna bagi pejabat dalam menentukan kebijaksanaan perushaan

d.      Kearsipan berarti menghimpun secara teratur tetap warkat-warkat penting mengenai kemajuan perusahaan.

Adapun Menurut UU (undang-undang ) Nomor 7 Tahun 1971 Pasal 2, Fungsi arsip dapat dibedakan menjadi sebagai berikut :

-   Fungsi dinamis, yaitu arsip yang digunakan secara langusung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya,atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara

-        Fungi statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam perencanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, maupun penyelenggaraan sehari-hari asministrasi Negara.

MELAKUKAN SURAT MENYURAT-ADMINISTRASI PERKANTORAN

CONTOH UJIAN KOMPETENSI KEAHLIAN ADMINISTRASI PERKANTORAN MELAKUKAN SURAT MENYURAT

1.PETUNJUK PENGERJAAN

a. kerjakan soal berikut dengan aplikasi computer MS.Word

b. Anda masih dalam kedudukan sebagai pegawai adaministrasi PT Mandiri Jaya

2. PERALATAN DAN BAHAN YANG DI PERGUNAKAN

a. komputer

b. printer

c. stepler kecil

d. Kertas HVS A4

e. Amplop surat standar

f. alat tulis kantor

3.ALUR KEGIATAN

a.Mempersiapkan alat dan bahan yang di perlukan

b. surat di ketik pada HVS A4

c. Margin kiri,kanan, dan bawah 3 cm,serta margin atas 4 cm

d. surat di ketik lengkap dengan akan kop surat

e. sebelum di cetak disimpan di dalan file anda

f. selesai dicetak,kemudian di tanda-tangani, dan dilipat serta masukan dalam amplop sesuai petunjuk di soal.

g. Surat diketik dalam bentuk semi block style, kemudian di masukan dalam amplop menggunakan lipatan accourdion.

4. ASPEK YANG DI NILAI

a. Kelengkapan bagian surat

b. ketepatan bagian surat

c.Bentuk/format surat

d. isi surat

e. Penggunaan kaidah bahasa

f. Hasil pembuatan surat

g. Lipatan surat

h. penulisan alamat suarat dalam amplop

i. hasil pembuatan amplop

j. Kemampuan penggunaan MS. Word dalam pembuatn surat

                                                soal membuat surat

anda di minta untuk membuat surat dalam bahasa Indonesia, untuk salah satu relasi perusahaan yaitu PT. Asri Furniture, beralamat di Jl. Merpati No. 226, Surabaya. Surat di tunjukan kepada Bpk. Ismoko, Kepala bagian pemasaran, tertanggal 2 januari 2017. No. 023/PNW/Sk.2017. Adapun barang-barang yang di pesan sesuai dengan surat penawaran sebagai berikut.

NO	Nama Barang	Kode gambar	jumlah	Harga per pcs
1	Meja makan	MK/201-A	20 Pcs	Rp.1.300.000,-
2	Meja makan	MK/202-B	15 pcs	Rp.1.700.000,-
3	Almari minimalis	AL/203-1-A	40 pcs	Rp.1.425.000,-
4	Dresoar	DS/204-8-B	10 pcs	Rp.1.650.000,-

Dalam surat tersebut anda di minta untuk mengitung jumlah pembelian dari pesanan tersebut. Di samping itu, konfirmasi kesanggupan PT tersebut untuk dapat mengirim barang-barang tersebut maksimalakhir bulan September 2017. Pembayaran termin pertama akan di lakukan setelah pesanan diterima.

MEMBUAT BAHAN PRESENTASI- contoh soal praktek

MEMBUAT BAHAN PRESENTASI

1.      Petunjuk kerja

a.       Anda di minta oleh pimpinan anda membuat bahan presentasi dengan aplikasi Microsoft Power point

b.      Buatlah sebanyak 6 slide

c.       Cetaklah hasil bahan presentasi tersebut sebanyak 3 halaman

d.      Waktu penyelesaian tugas 6 menit

2.      Peralatan dan Bahan

a.       Printer

b.      ATK

c.       Komputer

3.      Aspek yang Dinilai

a.       Kemampuan Microsoft powerpoint dalam membuat bahan presentasi

b.      Pembuatan bahan presntasi

c.       Pencetakan bahan presentasi

SOAL MEMBUAT BAHAN PRESENTASI

Pilihlah salah satu tema berikut sebagai bahan pembuatan presentasi (bangan penyusun presentasi pada halaman berikut).

a.       Filing system (system penyimpanan)

b.      Penanganan rapat

c.       Komunikasi melalui telepon

MENCARI INFORMASI MELALUI INTERNET - ADMINISTRASI PERKANTORAN

anakkantoremangkeren

Berikut adalah soal dan prosedur mencari informasi melalui interet, ujian kompetensi keahlian sekolah administrasi perkantoran.

1.      Petunjuk Kerja

a.       Buka aplikasi computer, yang telah tersambung internet

b.      Buka program Web Browser dan cari informasi sebagaimana diminta dalam soal

c.       Pindahkan informasi yang didapat ke dalam word processing, dengan format yang sudah disediakan, kemudian simpan menjadi sebuah file dokumen dengan nama file nomor peserta anda.

d.      Kirimlah data tersebut kepada pimpinan anda melalui e-mail dengan melampirkan file yang telah anda buat ke alamat email penguji dengan perihal paket wisata singapura

2.      Peralatan dan Bahan yang dipergunakan

a.       Computer

b.      Printer

c.       Jaringan internet/modem

d.      Stepler kecil

e.       Kertas HVS A4

f.       Kalender 2017

3.      Alur kegiatan

a.       Pekerjaan mengakses internet dan email dilaksanakan sesuai intruksi penguji

b.      Carilah data yang di perlukan sesuai yang ada pada soal, selanjutnya disusun pada format yang telah disediakan.

c.       Kirim hasil informasi yang sudah diolah ke alamat email penguji

d.      Print aut hasil informasi yang sudah diolah dan serahkan pada penguji

4.      Aspek yang Dinilai

a.       Kemampuan menggunakan search engine

b.      Kemampuan menggunakan e-mail

c.       Kelengkapan informasi yang di cari

d.      Hasil pencarian informasi

e.       Kemampuan penggunakan MS. Word dalam laporan hasil pencarian informasi

Soal Praktik Internet

PImpinan meminta anda untuk menyiapkan berbagai hal mengenai perjalanannya untuk mengikuti konferensi internasional dan dilanjutkan wisata di kota singapura. Kegiatan akan diselenggarakandi marina bay sand,singapura. Kegiatan konferansi dibuka tanggal 11 agustus 2017, pukul 13.00 wib dan di tutup tanggal 13 agustus 2017, pukul 12.00 wib. Anda diminta untuk mencari informasi terkait :

a.       Harga tiket untuk penerbangan pada tanggal tersebut beserta rincian flight schedulenya.

b.      Nama hotel untuk menginap serta daftar harga

c.       Tempat wisata yang dapt dikunjungi di singapura.

a

a

MENGELOLA PERTEMUAN RAPAT – ADMINISTRASI PERKANTORAN

Anakkantoremangkeren

Belum pernah mengelola pertemuan rapat? Yuk simak contoh mengelola Pertemuan Rapat berikut.

MENGELOLA PERTEMUAN RAPAT

1. Petunjuk Pengerjaan

a.       Baca dengan cermat soal yang ada

b.      buatlah surat resmi sesuai dengan tema

c.       Dari tema yang sudah di tentukan,buatlah agendanya

d.      Ketik dengan menggunakan aplikasi MS. Word

2. Alat dan Bahan

a.       Komputer

b.      Printer

c.       Kertas HVS ukuran A4

3. Alur Kegiatan

a.       Mempersiapkan alat dan bahan yang di perlukan

b.      Buat lah surat resmi sessuai yang ada dalam soal

c.       Surat di ketik dalam block style, dan di masukan ke dalam amplop dengan lipatan standard ford.

d.      Buatlah agenda rapat, dan daftar hasir rapat sesuai dengan format yang lengkap dan benar

e.      Cetak haasil ketikan di kertas HVS A4

4. Aspek yang akan dinilai

a.       Membuat surat undangan

b.      Ketetapan pembuatan agenda rapat

c.       Ketetapan pembuatan daftar hadir

d.      Hasil pembuatan daftar hadir

e.      Kemampuan menggunakan MS. Word dalam pembuatan pengelolaan pertemuan/rapat

Soal

Anda masih berkedudukan sebagai pegawai administrasi PT. Mandiri Jaya. PImpinan Anda ingin mengadakan Rapat. Buatlah surat undangan rapat, yang ditunjukan pada: (1) Kepala Devisi anggaran, (2) Kepala Devisi Produksi, dan (3) Kepala Devisi humas. Tema rapat adalah pembahasan Rencana pengembangan pemasaran. Surat undangan dibuat dengan menggunkan aplikasi mail Merge.

DAFTAR HADIR RAPAT

…………………………………………………………………..

…………………………………………………………..

No	Nama	Bagian	Tanda Tangan

                                                                                                                                …………………………………………………………

                                                                                                                …………………………………………………………

                                                               

                                                                                                                …………………………………………………………