Asas Kearsipan Yang Bisa Dilaksanakan Pada Kantor-Kantor Pemerintah Maupun Swasta

Anakkantoremangkeren

Perlu kita ketahui bahwa Asas Kearsipan Ada 3 macam, antara lain sebagai berikut :

1.      Asas sentralisasi

Asas sentralisasi adalah penyelenggaraan/penanganan arsip dilakukan dengan cara dipusatkan ke satu unit yang khusus menangani tentang arsip.Adapun keuntungan dan kelebihan asas sentralisasi yaitu sebagai berikut.

Keuntungan asas sentralisasi yaitu :

-          Pengawasan akan lebih efektif dan efisien

-          Penghematan dalam biaya, alat maupun sarana lainnya.

Kelemahan asas sentralisasi :

-          Jika dalam waktu bersamaan setiap unit membutuhkan arsip akan kesulitan terpenuhi dalam waktu cepat

-          Prosedur dipusat belum tentu sama dengan yang ada dimasing-masing unit.

2.      Asas Desentralisasi

Asas Desentralisasi adalah cara prnanganan arsip dengan disebarkan/dideledasikan/ditimpahkan kemasing-masing unit yang ada dalam oganiasasi. Adapun keuntungan dan kelemahan asas ini yaitu sebagai berikut.

Keuntungan Asas Desentralisasi:

-          Tiap unit yng ada dalam orgaanisasi bebas menerapkan system system yang di inginkan.

-          Pengawasan arsip tiap-tiap unit lebih mudah.

Kelemahan asas Desentralisai :

-          Pimpinan unit sedikit kehilangan waktu untuk menangani arsip

-          Tidak dapat menghemat tenaga, alat maupun sarana lain untuk menyimpan arsip

3.      Asas Gabungan

Asas gabungan adalah penyelenggaraan kearsipan dengan memadukan kebaikan asas sentralisasi dengan kebaikan ada desentralisasi.

Fungsi Arsip Menurut Drs. Anhar, fungsi dari segi kegiatan yang dilakukan adalah :

a.       Sebagai alat pengyimpanan warkat

b.      Sebagai alat bantuan perpustakaan

c.       Penyimpanan warkat-warkat keputusan yang telah diambil, kadang-kadang merupakan bantuan yang berguna bagi pejabat dalam menentukan kebijaksanaan perushaan

d.      Kearsipan berarti menghimpun secara teratur tetap warkat-warkat penting mengenai kemajuan perusahaan.

Adapun Menurut UU (undang-undang ) Nomor 7 Tahun 1971 Pasal 2, Fungsi arsip dapat dibedakan menjadi sebagai berikut :

-   Fungsi dinamis, yaitu arsip yang digunakan secara langusung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya,atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara

-        Fungi statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam perencanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, maupun penyelenggaraan sehari-hari asministrasi Negara.